Как создать технологичный план управления коммуникациями за 5 шагов

План управления коммуникациями может упростить коммуникацию и повысить эффективность на всех уровнях организации.
Сегодняшняя ситуация с распределенным персоналом делает эти усилия еще более сложными. Сотрудники работают из дома, в нескольких офисах и в разных часовых поясах.

В такой рабочей среде, когда кто-то работает удаленно, кто-то в офисах, стандартизация коммуникационных процессов, безусловно, может помочь, но менеджерам необходимо сделать ещё один шаг вперед, приняв план управления коммуникациями, основанный на технологиях.

Зачем вам нужен план управления коммуникациями?

План управления коммуникациями может предложить вашей организации массу преимуществ:

• Поскольку производительность и результативность сотрудников частично зависит от того, насколько хорошо они работают вместе, в команде, эта производительность также будет зависеть от того, насколько хорошо они общаются. Эффективность работы организации, как следствие, также сильно зависит от способности сотрудников действовать совместно, как одна команда. Коммуникация также влияет на опыт сотрудников, что может повлиять на многие другие переменные, от репутации компании работодателя до климата на рабочем месте и удержания сотрудников.

• Каждый коммуникационный план будет в определенной степени отличаться, поскольку каждая организация имеет свою уникальную культуру. Тем не менее, все коммуникационные стратегии должны иметь одни и те же основные элементы.

• Коммуникационные планы строятся на основе набора структурированных, стандартизированных процессов. В некоторых случаях коммуникационные планы также подробно описывают процессы, шаги в коммуникационных протоколах, коммуникационные соглашения и коммуникационные инструменты.

• Коммуникационные инструменты приобретают первостепенное значение в современном цифровом рабочем пространстве — особенно по мере того, как мы мигрируем в более обширную и чрезвычайно виртуальную глобальную среду.

Как создать план управления коммуникациями, основанный на технологиях

Гибридное рабочее место, начиная с 2020 года, стало новым стандартом как для небольших компаний, так и для крупных и растущих организаций по всему миру.

И поскольку в состав сотрудников будут входить как удаленные, так и стационарные офисные сотрудники, важно переосмыслить подходы к управлению коммуникациями для этой новой модели офиса.

Давайте рассмотрим шаги, которые вы можете предпринять для создания плана коммуникаций для гибридного рабочего места.

1. Уточните цели и стратегию

Все бизнес-инициативы, включая коммуникационные планы, должны иметь цели, приоритеты и стратегии.

Без определения целей невозможно измерить прогресс и экономический эффект проектов.

В случае с планами управления коммуникациями цели могут быть сосредоточены на таких областях, как:

• Повышение эффективности рабочего места
• Обеспечение беспрепятственной совместной работы удаленных команд
• Повышение эффективности работы сотрудников
• Сокращение количества ошибок

После постановки таких целей их можно использовать для определения задач, параметров и KPI.

Для их измерения можно использовать соответствующие механизмы сбора данных, такие как опросы сотрудников, программная аналитика, беседы один на один и другие источники данных.

2. Определите процессы для каждого уровня организации

Организационная коммуникация относится к переписке, которая происходит по горизонтали и вертикали внутри компании. Она охватывает коммуникацию на каждом уровне бизнеса, включая:

• организационный уровень
• уровень отделов (в том числе между разными отделами)
• уровень команды (в том числе между командами)

Она также охватывает другие аспекты организационной коммуникации, такие как социальная коммуникация и передача организационной культуры.

Все это влияет на рабочее место и персонал, поэтому важно разработать процедуры, которые могут быть встроены в каждую сферу деятельности компании.

3. Используйте правильный набор средств коммуникации

Поскольку виртуальный офис управляется технологиями, очень важно использовать правильные инструменты. Без соответствующего набора решений некоторые коммуникационные процессы будут просто невозможны.

Например, удаленные команды не смогут сотрудничать без правильных средств коммуникации.

Примеры каналов и инструментов, которые можно использовать для улучшения коммуникации между удаленными работниками можно посмотреть здесь.

Однако полезно учитывать не только инструменты, необходимые для повседневных рабочих задач, но и те, которые необходимы на других этапах жизненного цикла сотрудника, таких как адаптация и обучение сотрудников.

4. Приглашайте сотрудников к участию

Еще один важный момент, на который следует обратить внимание при внедрении любого нового процесса, заключается в том, что именно сотрудники будут внедрять этот процесс.

Если они не считают процесс эффективным, они могут и будут сопротивляться ему и придерживаться других процессов, которые работают на них.

По этой причине при разработке и внедрении плана управления коммуникациями важно прислушиваться к сотрудникам, активно запрашивать обратную связь и приглашать к полному участию.

Это поможет свести к минимуму противодействие, дать сотрудникам почувствовать, что их услышали, и даже генерировать новые идеи, которые могут быть включены в план.

5. Контролируйте и корректируйте план коммуникации по мере необходимости

Важно постоянно совершенствовать новые процессы по мере их внедрения.
Именно так отслеживание созданных ранее метрик и параметров позволит оценить эффективность программы.

Например:

• Используйте опросы сотрудников, чтобы оценить их отношение к новым коммуникационным стратегиям.
• Отслеживайте целевые показатели, например, данные об использовании программного обеспечения для новых принятых коммуникационных инструментов.
• Постоянно оценивайте другие показатели, отслеживающие вовлечённость, производительность и эффективность работы сотрудников.

Отслеживание внутренней коммуникации делает несколько вещей. С одной стороны, это демонстрирует ценность и рентабельность инвестиций, которые генерирует коммуникационный план. В то же время это также показывает, как организационная коммуникация способствует общей эффективности организации.

Если у вас в организации проходят или планируются сложные и масштабные изменения, требующие профессионального сопровождения, если вам нужна готовая методология для достижения максимального результата или помощь в разработке собственной методологии и инструментов, если вам необходимо собрать и обучить команду внутренних лидеров изменений, мы готовы прийти вам на помощь. Обращайтесь, training@negoexpert.com – поможем!