5 составляющих, необходимых для внедрения изменений в компании

Некоторые вещи в мире неизменны: смерть, налоги и сопротивление переменам.

Давайте посмотрим правде в глаза, люди — существа привычки и чувствуют себя комфортно в своих привычках, системах и структурах. Для того чтобы заставить их отказаться от привычного, требуются огромные усилия. Однако сегодня перемены необходимы в современном бизнесе, чтобы оставаться конкурентоспособными, совершенствовать процессы и добиваться максимальных результатов.

Конечно, изменения сложны и трудны, особенно на организационном уровне. Именно поэтому нет недостатка в консультантах, руководствах и тренингах, предлагающих советы по управлению организационными изменениями. HR-лидеры обычно находятся в центре усилий по трансформации, поскольку они отвечают за помощь в осуществлении изменений в различных подразделениях компаний.

Итак, каковы же пути к внедрению изменений и плавного перехода от состояния status quo к новой реальности? Давайте рассмотрим пять основных составляющих управления изменениями.

Понимание организационных изменений

Согласно определению SHRM (Society for Human Resource Management), организационные изменения — это системный подход и применение знаний, инструментов и ресурсов для управления изменениями. Это включают в себя принятие новых корпоративных стратегий, структур, процедур и технологий, чтобы справиться с изменениями в бизнес-среде.
Эффективное управление изменениями выходит за рамки управления проектами и технических задач, предпринимаемых для осуществления организационных изменений, и включает в себя руководство «человеческой стороной» крупных изменений в организации. Основной целью управления изменениями является успешное внедрение новых процессов, продуктов и бизнес-стратегий при минимизации негативных последствий.

В своей основе управление изменениями имеет дело с человеческой стороной изменений. Именно поэтому HR-лидеры должны быть вовлечены во все этапы инициатив по изменениям, а во многих случаях и возглавлять их. Исследования показывают, что чем больше HR вовлечен в организационные изменения, тем лучше результаты, включая:

• повышение удовлетворенности сотрудников
• доверие между руководством и сотрудниками
• лучшее понимание сотрудниками изменений
• выявление и снижение потенциальных рисков
• повышение сплоченности среди руководства

Тем не менее, тот факт, что вы, как HR-лидер, руководите процессом изменений, не означает, что все пройдет гладко. Около 70 процентов инициатив по изменению терпят неудачу, независимо от того, вовлечен ли HR максимально в процесс или нет.

Один из способов повысить шансы на успех — вовлечь в процесс ключевых заинтересованных лиц. Когда влиятельные персоны в организации поддерживают изменения, это облегчает процесс перехода.

Рецепт изменений (и почему нельзя ничего упускать)

После того, как ключевые заинтересованные стороны примут участие в процессе, существует пять основных компонентов, необходимых для успешного проведения организационных изменений. Если какой-либо из них отсутствует, изменения все равно могут произойти, но последствия скорее всего будут негативные.

Вот эти пять компонентов — видение, навыки, мотивы (стимулы), ресурсы и план действий. Тим Кностер, профессор McDowell Institute, создал модель, которая иллюстрирует, почему каждый из этих компонентов является незаменимым.

Давайте рассмотрим пять основных составляющих организационных изменений и то, как они связаны с внедрением нового процесса управления эффективностью.

Видение

Наличие четкого видения является основой организационных изменений. Оно должно отражать две вещи: куда вы идёте и зачем вы туда идёте. Видение должно давать представление о конечном результате изменений, а также быть желаемым, осуществимым, целенаправленным и гибким.

Когда в процессе отсутствует видение, возникает путаница и дезориентация. Ни руководство, ни сотрудники не имеют направления изменений и не понимают их причин. Обратите внимание, что это может быть как собственно отсутствие видения, так и отсутствие понимания этого видения, часто из-за плохой коммуникации и синхронизации вовлеченных людей.

Инструменты для определения видения:

Навыки

Любой тип организационных изменений влечет за собой изменение организационной культуры и часто требует изменения поведения со стороны руководителей и сотрудников. Подготовьте людей к этим изменениям, обеспечив им надлежащее обучение, чтобы они могли развить необходимые навыки для новых инициатив.

Без обучения людям не хватает навыков, чтобы добиться успеха в новом направлении, в котором движется организация, и они будут сильнее сопротивляться изменениям, что приведет к росту беспокойства.

Когда речь идет об управлении эффективностью работы, руководители должны развивать навыки коучинга, чтобы перейти от формальной оценки к регулярной обратной связи. Организации должны обеспечить обучение, чтобы облегчить этот переход. Аналогичным образом, как показывают исследования, сотрудники стремятся к карьерному росту, поэтому, когда руководители становятся наставниками или коучами, это помогает удерживать сотрудников.

Недостаток или отсутствие необходимых навыков приводит к беспокойству: это означает, что вовлечённые люди должны обладать способностью проводить саму трансформацию и, что ещё более важно, быть достаточно квалифицированными, чтобы преуспеть после завершения трансформации.

Инструменты:

Мотивация (стимулы)

Когда речь идет о переменах, люди неизбежно спрашивают: «Что мне это даст? / Что это значит для меня?». Если люди не верят, что перемены принесут им пользу, они будут сопротивляться им ещё больше.

Важно обеспечить вознаграждение за принятие изменений и четко донести до сотрудников преимущества изменений. Организационные изменения проходят более успешно, когда они положительно влияют на саму рабочую среду, например, облегчают или повышают эффективность работы.

Постоянная обратная связь от лидеров изменений обеспечивает как внутреннее, так и внешнее вознаграждение, и важно донести эти преимущества до руководства и сотрудников. Некоторые преимущества включают более полезные и точные отзывы, большее доверие сотрудников к этому процессу, повышение производительности труда, а также повышение вовлечённости и удержания сотрудников.

Отсутствие стимулов приводит к росту сопротивления: стимулы очень важны, так как люди обычно не хотят меняться, и не только из-за страха, вызванного неизвестностью, но и потому, что изменения требуют энергии, и поэтому необходимо найти способ компенсировать эти усилия.

Инструменты:

Ресурсы

У вас может быть видение, навыки и стимулы, но если у вас не хватает ресурсов для внедрения изменений, вы не получите ничего, кроме разочарования на протяжении всего процесса. Вот почему так важно спросить: «Что нам нужно?»

Ресурсы могут включать в себя всё — от людей до финансов, информации и технологий, — всё что необходимо для осуществления изменений. Важно быть гибким, так как могут возникнуть непредвиденные препятствия. Творческий подход также помогает, поскольку вам может потребоваться внедрить изменения в рамках определенного бюджета.

Хотя новая система управления эффективностью потребует обучения, существуют также и творческие способы поддержки нового процесса. Вы можете использовать микрообучение — предоставление нового контента небольшими и конкретными порциями вместо массовых тренингов — и встречи для ответов на конкретные запросы.

План действий

Теперь пришло время привести изменения в движение. План действий переводит видение в конкретные цели и задачи. Он распределяет этапы, обязанности и желаемые результаты процесса изменений.

Без плана люди, по сути, ходят на месте, выполняют задачи, но не продвигаются вперед. Конечно, вы можете начать инициативу, но без надлежащих этапов реализации, сроков и руководства она не получит развития.
Планы действий не обязательно должны быть слишком сложными, поскольку небольшие трансформационные изменения могут быть осуществлены с небольшой структурой, но структура должна присутствовать. Например, очень полезно иметь одного человека, который возглавит процесс, а все остальные будут согласны с тем, что они являются именно теми нужными людьми, чтобы осуществить задуманное и добиться успеха.

Инструменты:

Изменения даются нелегко, и реализация новой инициативы в вашей организации — это часто многолетний процесс, требующий времени, тестирования и гибкости для достижения совершенства.
Обратите внимание, что модель не требует всех компонентов, подразумевая неудачу в случае отсутствия какой-либо одной части. Как это часто бывает, изменения всё ещё возможны — просто они труднее. В этом случае нужно будет учитывать негативный эффект, который возникает, и своевременно устранять его.
Но если вы внимательно отнесетесь к пяти составляющим организационных изменений, вы увеличите свои шансы на успех.

Если у вас в организации проходят или планируются сложные и масштабные изменения, требующие профессионального сопровождения, если вам нужна готовая методология для достижения максимального результата или помощь в разработке собственной методологии и инструментов, если вам необходимо собрать и обучить команду внутренних лидеров изменений, мы готовы прийти вам на помощь. Обращайтесь, training@negoexpert.com – поможем!