10 заповедей для лидеров управления изменениями

Когда речь заходит об управлении изменениями, не существует единого универсального решения или оптимального подхода. У каждой организации есть уникальные цели, своя культура, потребности в человеческом капитале и внешние рыночные силы, которые она должна учитывать.

Но, опять же, важно иметь некоторые руководящие принципы, которым можно следовать при проведении изменений. В конце концов, нет времени на поиски подходящих решений, если нет понимания, как достичь цели. Для успеха необходимы четко сформулированные цели, надежная стратегия и инструменты, которые помогут вам достичь цели.

Как лидер изменений, вы несете ответственность за то, чтобы провести свою организацию через трансформацию.

Если вы будете следовать этим 10 рекомендациям по управлению изменениями, вы получите преимущества успешных изменений, сведете к минимуму сопротивление сотрудников и повысите их вовлеченность.

1. Разъясните необходимость перемен

В эпоху цифровой трансформации перемены происходят практически постоянно. Новое программное обеспечение, новая аналитика, обновленный веб-сайт, новые сотрудники, новые структуры управления … список можно продолжать.

Кто-то называет это прогрессом или эволюцией, но для сотрудников одновременное столкновение с многочисленными инициативами по изменению организации является утомительным. Последствия усталости от организационных изменений могут быть достаточно разрушительными, чтобы сорвать все ваши усилия по трансформации, если вы не будете осторожны.

Одним из наиболее эффективных способов предотвратить это – разъяснить необходимость конкретного изменения всем заинтересованным сторонам. Все, кого затрагивают предлагаемые изменения, должны точно знать, почему они необходимы, что нужно сделать, чтобы они были реализованы, какова их роль в этих изменениях и как изменится их повседневная работа.

2. Вы должны способствовать формированию чувства сопричастности и приверженности

По данным исследования, проведенного компанией McKinsey, наиболее значимым фактором успешных изменений является степень сопричастности и приверженности лидеров организации. Организации с лидерами, которые высоко поднимают планку, ставят амбициозные цели и прививают ответственность за результат, будут процветать.

Но лидеры не могут в одиночку справиться с изменениями, особенно теми, которые затрагивают всю организацию. В то время как те, кто находится на верхних позициях, определяют видение и стратегию, именно те, кто находится на передовой, будут определять её успех.

Эффективные лидеры изменений ищут способы привить сотрудникам чувство сопричастности и приверженности. Благодаря новым возможностям, индивидуальному обучению и другим подходам вы можете развить подлинную поддержку и приверженность изменениям.

3. Реалистично расставляйте приоритеты в усилиях по изменению.

Большинство крупных изменений сопровождаются рядом других изменений, скрытых внутри. Например, предположим, что решение обновить вашу CRM также потребует внедрения нового программного обеспечения, добавления специалиста по бизнес-аналитике и расширения ИТ-мощностей.

Возможно, это только один набор изменений из нескольких других — новый генеральный директор, компания только что создала совместное предприятие и т.д. …

Всегда много чего происходит, и, именно поэтому, очень важно рассматривать каждое изменение в соответствии с приоритетом. Попытка сделать все и сразу — это быстрый путь к усталости от перемен, не говоря уже о том, что вы слишком распыляете свое внимание (и ресурсы).

Некоторые изменения являются срочными, в то время как другие могут подождать. Некоторые изменения зависят от завершения других. Наметьте их и спланируйте реалистичный маршрут, прежде чем начать движение.

4. Предоставьте сотрудникам достаточные ресурсы и инструменты поддержки

На сотрудников зачастую ложится основная нагрузка во время перемен, поэтому важно сделать перемены максимально простыми и безболезненными. Предоставление сотрудникам эффективных инструментов поддержки — один из наиболее эффективных способов это сделать.

Допустим, вы внедряете новую CRM, как в приведенном выше примере. Интерфейс сложен и не так интуитивно понятен, как хотелось бы, а количество функций кажется бесконечным. Хотя никто не сомневается в возможностях инструмента, они определенно сомневаются в своей способности использовать его.

Именно здесь большинство компаний сталкиваются с проблемами — им не хватает решения для внедрения цифровых технологий. Но до тех пор, пока сотрудники не смогут максимально использовать все возможности программного обеспечения, они не смогут полностью реализовать свой потенциал.

Решения поддержки, которые помогают пользователям пройти через все процессы, независимо от их текущего уровня квалификации, мгновенно снимают стресс и разочарование, которые возникают при использовании нового программного обеспечения. Кроме того, эти инструменты дают сотрудникам возможность использовать преимущества высокоуровневых функций, а не только базовых.

---

---

5. Вы должны максимально облегчить бремя обучения.

Изменения обычно требуют определенного уровня обучения. Полагаться только на привычные методы (аудиторные занятия, вебинары или печатные материалы) рискованно. Когда, например, речь заходит об обучении работе с программным обеспечением, такие подходы обычно приводят к низкому уровню запоминания знаний и большому количеству потерянного времени.

Наиболее эффективными методами являются цифровые решения для обучения, которые позволяют проводить контекстное обучение. Эти инструменты основаны на индивидуальных факторах пользователя, включая положение в компании, цели отдела, предыдущий опыт и поведение пользователя и т.д..

Если мы говорим об обучении управлению изменениями, то с помощью серии пошаговых подсказок и советов решения для контекстного обучения проводят пользователя через любой процесс шаг за шагом, так что обучение и работа происходят одновременно.

6. Не стоит упускать из виду важность эмпатии и эмоционального интеллекта во время преобразований

Перемены — это тяжело. Перемены часто пугают. Перемены — не самая веселая вещь (если вы, конечно, не лидер перемен, тогда вы в своей стихии). Пока вы заняты разработкой стратегии, поиском правильных инструментов поддержки и решений для обучения сотрудников, не забывайте об эмпатии.

Важно понять, откуда берется сопротивление сотрудников. Чаще всего это не связано с ленью или тайным намерением сорвать планы и стратегию компании. Сопротивление сотрудников возникает из-за чувства неопределенности и тревоги по поводу того, как данные преобразования изменят жизнь сотрудника в худшую сторону.

Понимая их опасения и предпринимая практические шаги для их устранения, вы сможете минимизировать сопротивление и ослабить негативные эмоции у сотрудников.

Опасения и тревоги сотрудников могут быть связаны с разными факторами. Одна из основных причин, по которой усилия по изменениям терпят неудачу, заключается в том, что руководители не рассматривают изменения с точки зрения сотрудника. Если вы запускаете инициативы по изменению в своей организации, убедитесь, что вы приняли во внимание предсказуемые проблемы, которые возникают у людей, когда их просят измениться. Решая эти проблемы на ранней стадии, вы можете уменьшить сопротивление и создать импульс для продвижения вперед.

К основным проблемам можно отнести:

• Информационные проблемы –
  • В чем заключается изменение?
  • Что не так с тем, как обстоят дела сейчас?
  • Чего мы надеемся достичь?
  • Почему именно сейчас?
  • Будет ли у меня возможность задать вопросы и высказать свои опасения?
  • Поддерживают ли люди, которым я доверяю, эти изменения?
• Личные проблемы –
  • Как эти изменения повлияют на меня лично?
  • Выиграю я или проиграю?
  • Смогу ли я научиться этому?
  • Как я найду для этого время?
  • Как я могу повлиять на эти изменения?
• Проблемы реализации –
  • Как мы собираемся это сделать?
  • Как люди, на которых повлияет процесс изменений, будут участвовать в планировании?
  • Насколько реалистичен план изменений?
  • Существует ли вероятность, что это изменение может быть провалено/потерпит неудачу? Есть ли План Б?
  • Кто сможет мне помочь?
  • Достаточно ли выделено ресурсов?
  • Насколько важно это изменение по сравнению с другими приоритетами?
  • Как мы будем измерять успех?
• Проблемы воздействия/влияния перемен –
  • Стоят ли изменению всех этих усилий?
  • Кто-нибудь разобрался с этим? Кто-нибудь понял это?
  • Чему мы можем научиться из полученных успешных результатов?
  • Как нам привлечь к участию всех, кто еще не определился?
  • Как мы справляемся с сопротивлением?
  • Сможем ли мы выдержать это?
• Проблемы совершенствования. После успешной реализации первых этапов изменений роль лидеров изменений заключается в поощрении совершенствования и поддержке дальнейших инноваций.
  • Как мы можем сделать это лучше или быстрее?
  • Что мы узнали, что мы можем использовать?
  • Доверят ли нам руководить этими изменениями в будущем?

7. Ищите возможности для постоянного совершенствования

Руководя изменениями, вы никогда не должны успокаиваться существующим положением вещей. Да, возможно, путь к цели был долгим, но каждый пункт назначения — это движущаяся цель. Важно всегда искать новые пути для совершенствования.

Обратитесь за идеями к своим сотрудникам — именно те, кто находится «на передовой», зачастую вносят наиболее ценный вклад. Посмотрите, что делают ваши конкуренты и что прогнозируют аналитики. Суть в том, что нельзя стоять на месте. Никогда не прекращайте поиски оптимального решения!

8. Создайте культуру открытого общения

Коммуникация имеет решающее значение практически для каждого аспекта изменений. Без этого будет невозможно достичь согласованности. Лидеры никогда не завоюют доверие сотрудников без правильной и своевременной коммуникации. Без этого оптимизация будет несбыточной мечтой.

Вот почему вы должны с самого начала поощрять открытое и честное общение. Поощряйте сотрудников делиться проблемами и идеями по улучшению на протяжении всего процесса изменений, проводите регулярные встречи между сотрудниками и руководителями, а также создавайте атмосферу открытости и прозрачности со стороны высшего руководства.

9. Определите качественные и количественные показатели для оценки ваших усилий по изменению

В рамках вашей стратегии изменений включите метрики для оценки успеха вашей инициативы по изменениям. Но не ждите окончания процесса изменений, чтобы оценить результат. Определение этапов для оценки прогресса является важной частью этого процесса. Это также позволит вам внести коррективы, если вы обнаружите, что сбились с курса.

Некоторые цифровые решения облегчают эту задачу. Скажем, после внедрения CRM вы хотите оценить, насколько эффективно ваши сотрудники работают с ней, какие процессы являются наиболее сложными и когда они «отваливаются».

Качественные показатели, такие как степень разочарования сотрудников, также очень важны для мониторинга. Для этого лучше всего проводить контрольные встречи с сотрудниками или регулярные опросы.

10. Обеспечьте меры ответственности за изменения

Ничто не сдвинется с мертвой точки, если сотрудники не будут чувствовать себя ответственными за изменения. Есть несколько способов добиться этого. Один из них, связанный с предыдущим, девятым пунктом — привязка заинтересованности сотрудников к определенным метрикам, или ключевым показателям эффективности (KPI).

Другой способ заключается в пересмотре некоторых аспектов обязанностей сотрудников таким образом, чтобы их задачей стало доведение изменений до конца.
Но самый эффективный способ – заручиться подлинной поддержкой и вовлечением в усилия по изменению. Если вы представите сотрудникам убедительные, основанные на фактах доводы в пользу изменений, сотрудники с большей вероятностью поверят в их необходимость. Тогда они будут более самостоятельными, когда дело дойдет до поддержки усилий по проведению изменений.

Если у вас в организации проходят или планируются сложные и масштабные изменения, требующие профессионального сопровождения, если вам нужна готовая методология для достижения максимального результата или помощь в разработке собственной методологии и инструментов, если вам необходимо собрать и обучить команду внутренних лидеров изменений, мы готовы прийти вам на помощь. Обращайтесь, training@negoexpert.com – поможем!